مدیریت فرآیند / مستقل از نسخه
چگونه اولین فرآیند مناسب برای اجرای BPMS را انتخاب کنیم؟
یک روش امتیازدهی عملی برای انتخاب فرآیندی که هم ارزش کسب‌وکار ایجاد کند و هم ریسک اجرای پایلوت BPMS را کنترل کند.
BPMSPilotProcess Selection
انتخاب اولین فرآیند، یکی از مهم‌ترین تصمیم‌های پروژه BPMS است. اگر فرآیند بسیار ساده باشد، مدیران ارزش واقعی BPMS را نمی‌بینند. اگر فرآیند بیش از حد پیچیده و سیاسی باشد، پایلوت قبل از تولید نتیجه قابل دفاع فرسوده می‌شود.
هدف پایلوت را پیش از انتخاب فرآیند روشن کنید
پایلوت قرار نیست تمام توانایی‌های BPMS را نمایش دهد. هدف آن باید اثبات یک فرض مشخص باشد؛ برای مثال کاهش زمان چرخه، افزایش قابلیت رهگیری، حذف ورود تکراری داده یا کنترل بهتر SLA.
یک جمله قابل سنجش بنویسید:
می‌خواهیم زمان پاسخ‌گویی درخواست خرید را از ۱۲ روز به کمتر از ۷ روز برسانیم.می‌خواهیم وضعیت هر درخواست برای متقاضی و مدیر قابل رهگیری باشد.می‌خواهیم ثبت تأییدها و دلایل رد درخواست قابل ممیزی شود.فرآیندهای کاندید را امتیازدهی کنید
برای هر فرآیند از ۱ تا ۵ امتیاز بدهید:
ارزش کسب‌وکار: تأثیر فرآیند بر هزینه، درآمد، رضایت یا ریسک چقدر است؟درد فعلی: تأخیر، خطا، دوباره‌کاری و ابهام در وضعیت چقدر جدی است؟آمادگی مالک فرآیند: آیا یک مدیر پاسخ‌گو و در دسترس وجود دارد؟دسترسی به داده: آیا فرم‌ها، قوانین و داده‌های موردنیاز شناخته شده‌اند؟پیچیدگی یکپارچه‌سازی: چند سامانه خارجی باید متصل شوند؟دامنه تغییر: چند واحد و چند نقش تحت تأثیر قرار می‌گیرند؟فرآیند مناسب معمولاً ارزش و درد بالایی دارد، اما پیچیدگی و مقاومت آن متوسط و قابل کنترل است.
نشانه‌های یک انتخاب مناسب
آغاز و پایان فرآیند واضح است.مالک فرآیند اختیار تصمیم‌گیری دارد.حجم اجرای فرآیند آن‌قدر هست که اثر تغییر دیده شود.وضعیت فعلی قابل اندازه‌گیری است.قوانین اصلی را می‌توان در چند جلسه کشف کرد.فرآیند در ۸ تا ۱۲ هفته می‌تواند به نسخه قابل استفاده برسد.فرآیندهایی که برای شروع مناسب نیستند
فرآیندی که مالک مشخص ندارد.فرآیندی که اختلاف جدی میان مدیران درباره هدف آن وجود دارد.فرآیندی که موفقیت آن به یکپارچه‌سازی هم‌زمان با تعداد زیادی سامانه ناپایدار وابسته است.فرآیندی که داده پایه آن هنوز پاک‌سازی یا تعریف نشده است.فرآیندی که فقط سالی چند بار اجرا می‌شود و نتیجه پایلوت دیر دیده خواهد شد.خروجی جلسه انتخاب فرآیند
در پایان، یک برگه تصمیم تهیه کنید که شامل نام فرآیند، مالک، مسئله فعلی، شاخص مبنا، هدف پایلوت، محدوده، وابستگی‌ها، ریسک‌ها و معیار پذیرش باشد. این برگه مانع بزرگ شدن بی‌ضابطه دامنه پروژه می‌شود.
چک‌لیست نهایی
آیا مسئله کسب‌وکار با عدد توضیح داده شده است؟آیا مالک فرآیند متعهد و در دسترس است؟آیا معیار موفقیت پیش از توسعه ثبت شده است؟آیا نسخه اول بدون تمام قابلیت‌های پیشنهادی قابل استفاده است؟آیا کاربران واقعی برای تست و بازخورد معرفی شده‌اند؟اولین فرآیند موفق، اعتماد سازمان را برای ادامه مسیر می‌سازد. انتخاب آن باید یک تصمیم کسب‌وکاری مبتنی بر شواهد باشد، نه انتخاب اتفاقی یک فرآیند مشهور مانند مرخصی یا خرید.
