مدیریت فرآیند / مستقل از نسخه
چک‌لیست آمادگی سازمان برای اجرای BPMS
پیش از خرید یا شروع توسعه بررسی کنید آیا سازمان از نظر مالکیت فرآیند، داده، زیرساخت و مدیریت تغییر آماده است.
خرید نرم‌افزار به معنی آمادگی سازمان برای مدیریت فرآیند نیست. بسیاری از پروژه‌ها از نظر فنی اجرا می‌شوند، اما به دلیل نبود مالک فرآیند، تصمیم‌گیری کند یا مقاومت کاربران، نتیجه پایدار ایجاد نمی‌کنند.
محور اول: حاکمیت و مالکیت
اگر پاسخ این پرسش‌ها منفی است، تیم توسعه میان نظرات متناقض واحدها گرفتار می‌شود.
محور دوم: شناخت فرآیند
لازم نیست همه فرآیندها کامل مستند باشند، اما فرآیند منتخب باید به اندازه کافی قابل فهم باشد.
محور سوم: داده و یکپارچه‌سازی
محور چهارم: تیم و ظرفیت اجرا
حداقل نقش‌های موردنیاز شامل حامی اجرایی، مالک فرآیند، تحلیلگر، توسعه‌دهنده BPMS، نماینده زیرساخت، نماینده امنیت و کاربران کلیدی است. یک نفر ممکن است چند نقش را پوشش دهد، اما مسئولیت‌ها باید واضح باشند.
محور پنجم: مدیریت تغییر
روش امتیازدهی
برای هر محور از صفر تا پنج امتیاز بدهید. امتیاز پایین به معنی توقف کامل نیست؛ به معنی آن است که پیش از توسعه باید اقدام اصلاحی تعریف شود.
- ۲۰ تا ۲۵: آماده شروع پایلوت
- ۱۴ تا ۱۹: قابل شروع با برنامه کاهش ریسک
- کمتر از ۱۴: ابتدا حاکمیت، مالکیت و دامنه را تثبیت کنید
خروجی ارزیابی آمادگی
یک فهرست از شکاف‌ها، مسئول رفع، مهلت و اثر هر شکاف بر پروژه بسازید. برای مثال «API منابع انسانی وجود ندارد» باید به یک تصمیم روشن تبدیل شود: ساخت API، استفاده موقت از فایل کنترل‌شده یا حذف قابلیت از نسخه اول.
ارزیابی آمادگی برای رد کردن پروژه نیست؛ برای جلوگیری از وعده‌ای است که سازمان هنوز توان تحویل آن را ندارد.